FORMATION ASSISTANT(E) ADMINISTRATI(VE)

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DUREE

5 JOURS mais possibilité de scinder la formation «à la journée» en fonction des prérequis du candidat. Cependant, la 5e impliquant Word, Excel, Power Point, Outlook et les notions élémentaires de secrétariat.

OBJECTIFS

Gérer, à l’aide des logiciels d’Office et des normes de secrétariat-bureautique, une tâche administrative dans son intégralité et en parfaite autonomie

PRE-REQUIS

Maîtriser l’environnement Windows

journée est indispensable pour gérer une tâche administrative complète

PREMIÈRE JOURNÉE: WORD

CONTENU PEDAGOGIQUE

Saisir et modifier un texte

• Appliquer les règles de saisie
• Vérifier, corriger et réorganiser le texte
• Se déplacer rapidement
• Effectuer des sélections efficaces

Réaliser un document simple

• Mettre en valeur les caractères
• Modifier la présentation des paragraphes (alignement, retraits et espacement)
• Insérer des listes à puces ou numérotées
• Enrichir des titres par l’encadrement
• Gérer les sauts de page
• Ajouter un en-tête et un pied de page avec une numérotation

Mettre en page et imprimer

• Pré visualiser ses documents avant de les imprimer
• Adapter les marges et l’orientation du papier
• Paramétrer l’impression

Elaborer un document enrichi

• Comprendre le principe d’utilisation des tabulations
• Choisir, poser, déplacer et supprimer les taquets de tabulation

Réaliser un tableau

• Créer et modifier un tableau
• Mettre en forme
• Utiliser les mises en forme préétablis

DEUXIEME JOURNÉE: EXCEL (bases) ET POWERPOINT (bases)

EXCEL

CONTENU PEDAGOGIQUE

Créer des tableaux avec des formules simples

• Saisir et modifier des données (texte, nombres, dates)
• Dupliquer et déplacer les données
• Créer des séries de données
• Utiliser et créer des listes personnalisées
• Se déplacer rapidement dans un tableau
• Sélectionner efficacement des plages de cellules
• Utiliser les formules de calcul simples et la somme automatique
• Recopier les formules

Gérer les feuilles

• Insérer, déplacer et copier des feuilles
• Modifier le nom d’une feuille
• Modifier la couleur des onglets
• Travailler simultanément sur plusieurs feuilles
Mettre en forme des tableaux
• Insérer, supprimer des lignes et des colonnes
• Modifier les attributs de caractères (police, taille, style)
• Aligner du texte dans les cellules
• Définir ou ajuster les largeurs de colonnes et hauteur de lignes
• Utiliser les encadrements et motifs de remplissage
• Formater des nombres (monétaire, %, dates, …)
• Utiliser la mise en forme automatique

Mettre en page et imprimer

• Utiliser l’aperçu avant impression
• Personnaliser les marges, les en-têtes et pieds de page
• Définir les paramètres d’impression

POWERPOINT

CONTENU PEDAGOGIQUE

Créer un diaporama

• Créer et modifier un album photo
• Modifier la taille et l’orientation d’une diapositive
• Ajouter et supprimer des diapositives
• Mise en forme des diapositives
• Saisir et mettre en forme du texte
• Mettre en forme une zone de texte

Travailler avec des éléments graphiques et multimédias

• Gérer les éléments graphiques
• Gérer les images
• Modifier les objets WordArt et les formes
• Gérer les graphiques SmartArt
• Modifier un contenu audio et vidéo
Créer des graphiques et des tableaux
• Créer et modifier un tableau
• Insérer et modifier un graphique
• Appliquer des éléments au graphique
• Mettre en forme un graphique
• Gérer les éléments d’un graphique

Appliquer des transitions et des animations

• Appliquer des animations prédéfinies et personnalisées
• Appliquer des effets et des trajectoires
• Gérer une animation
• Appliquer et modifier les transitions entre les diapositives

Préparer une présentation avant diffusion

• Enregistrer une présentation
• Partager une présentation
• Imprimer une présentation
• Protéger une présentation
• Diffuser une présentation
• Utiliser les outils de diaporama
• Paramétrer un diaporama
• Paramétrer le minutage du diaporama
• Enregistrer une présentation en tant que vidéo

QUATRIEME JOURNEE: COMMUNICATION (OUTLOOK- COURRIER ET

TELEPHONIE)

OUTLOOK

Contenu pédagogique

Découvrir l’environnement

• Définir les principes généraux de la messagerie électronique
• Découvrir l’écran et la liste des dossiers et modules d’Outlook
• Utiliser le ruban
• Visualiser les différents modes d’affichage
• Paramétrer le volet de navigation, le volet de personnes

Communiquer grâce à la messagerie

• Créer et envoyer des messages (fonctionnalité Infos-courrier avec Exchange 2010)
• Mettre en forme des messages
• Joindre un fichier à un message
• Ouvrir et enregistrer une pièce jointe (fichier ou objet Outlook)
• Gérer les options des messages (importance, confirmation de lecture…)
• Traiter les messages reçus (réponse, transfert)
• Personnaliser ses messages avec une signature
• Envoyer un message à partir d’une autre application (Word, Excel…)

Organiser sa boîte aux lettres

• Trier les messages
• Utiliser l’affichage : Conversations
• Créer et utiliser les dossiers de classement et actions rapides
• Organiser l’archivage grâce aux dossiers personnels ou archives online (Exchange 2010)
• Prévenir de son absence (Exchange Server)
• Être sensible à la sécurité informatique

Gérer son emploi du temps avec l’agenda

• Présentation du calendrier Outlook et des types d’affichage
• Créer et modifier des entrées d’agenda
• Options des rendez-vous (rappel, privé…)
• Les rendez-vous particuliers (évènements, rendez-vous périodiques…)

COURRIER ET TELEPHONIE

Contenu pédagogique

Dactylographier un courrier

• Appliquer une disposition dactylographique parfaite (selon normes belges)
• Aménager une disposition interne dans le courrier (insertion tableau, mise en évidence,…)
• Mettre le courrier sous pli
• Rédiger une enveloppe (normes postales belges et internationales)

Gérer le courrier entrant et sortant

• Trier le courrier
• Enregistrer les entrées
• Expédier le courrier
• Classer et archiver des documents

Prendre des notes rapidement

Gérer un appel téléphonique

Accueillir un visiteur

CINQUIEME JOURNEE: GESTION COMPLETE D’UNE TACHE ADMINISTRATIVE

Cette journée fera l’objet de situations d’apprentissage concrètes qui permettront au candidat de gérer une tâche administrative complète en incorporant toutes les notions abordées lors des 4 premiers jours.

Le candidat conduira une mission administrative pour laquelle il sera amené à devoir utiliser Word, Excel, Powerpoint et Outlook. De plus, il devra également mettre en pratique ses connaissances en technique du secrétariat.

Le candidat sera dirigé et encadré par la ou le formatrice(teur) afin d’atteindre ses objectifs dans les meilleurs délais.

Cette journée sera l’occasion de préciser les éléments des différents contenus pédagogiques que le participant souhaite approfondir qu’il ait ou non suivi 1, 2 ,3 ou 4 des 5 jours que compte cette formation.

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